公司商务信函范文模板英文(通用9篇)

2024年3月19日发(作者：)

公司商务信函范文模板英文(通用9篇)

The layout of letters

top part of a business letter

日期：Date: 23 December 20xx

地址：Mr. James Green

Sales manager

BBBPLC

55-60 Old St, London E6 6HG

称谓：Dear Mr. Green (Dear Gentlemen, Dear Sir, Dear Sirs,

Dear Madam)

body part of a business letter

标题（可以不要）

3. Look at the two endings of business letter below. Notice

the useful phrases that are used in these letters.

(1)Please let me know if this is convenience.

I look forward to hearing from you.

Best wishes

Yours sincerely,

(signature)

Ms. Gillian Janes

Personnel Nanager

(2)Please phone us to confirm the details.

Yours faithfully

(signature)

for Ms. Gillian Jones

Personnel Manager

面对客户,同事,上司,信函,报告,电子邮件??很多初入公司的新手会

讲英语,但是不知道如何写出简单、得体、有效沟通的商务文件。此篇文

章主要论述了商务英语信函的写作技巧。写作需要不断革新,适应社会、

科技以及商业的发展,从而清晰、准确的写符合时代要求的信函、备忘录、

报告、传真以及电子邮件。这些技巧可以帮助我们增强个人的写作风格,

避免写作障碍,消除过时的套话,运用强有力的沟通词语,创建高效的信函、

备忘录、报告、传真等。

商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信

函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,

也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的

方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此

商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。

因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰

的形象,要注意的一些问题如下。

一、读者

了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交

流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。

二、遣词

三、造句

句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样

一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其

他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这

样可能会被人忽略漏看。商务应用文句子的平均长度为15到18个单词。

这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词,读者看到

这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切

成两到三个短句为宜。最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多

长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章

对读者最具吸引力。标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂

而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或

更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。表达三个乃至更

多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要

点,而且也留有空白的间隔。

四、分段

信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。

从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下

去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思

表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,位于信函、备忘录或报告

肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,

他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉

重要的信息,将段落长度控制在8行以内是最好的。电子邮件中的起始和

结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度不应该超过5行。凡事为读者

着想起见,尽可能缩短段落。

五、外观

外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,

电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅

读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅

读。选择合适的字体和字 号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word

软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,

写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字要慎重的选择,太小太大

都不利于读者的阅读。绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字

或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分

甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅

读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用，即对一些单词或

习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。

from triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss 6 subang

jaya, 47500, selangor, malaysia.

from triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss16/1 subang

jaya, 47500, selangor, malaysia

47500, selangor, malaysia

摘要：国际商务活动中进行有效的英语交流需要使用商务英语信函来

进行相关的书写与记录工作，因为商务英语信函自身的特定问题格式，在

进行词汇、语法、整体段落方面的书写过程中，需要区别一般的英语信函。

本篇文章主要是依据商务英语中独特的语言条件，来进行有关英语写作方

面的原则讲解，通过一些经典例子，来分析和研究有关商务英语信函书写

时，需要遵循的写作技巧。

关键词：商务英语信函；语境；修辞

一、商务英语信函

二、商务英语语境

想要对商务英语语境进行充分的理解，就需要先对语境一词的含义有

所了解。在国内和国外的学者，对于商务英语语境就有不同的理解，并且

这一理解也随着时代的迁移在潜移默化的发生改变。唯一不变的就是对于

语境这个词具有相当复杂的含义。通常来讲，语境指的是宏观条件下有关

的社会环境与微观条件下有关的语言环境进行统一、根据大量的文献资料，

能够总结出语言环境的定义是一种词汇通过自身所在的不同位置，即短语、

句子成分中，起到了不同的内容作用。社会环境对于物质情景和时代背景

条件的概念，包括多种非语言方面的环境，诸如人文状况、政治气候、社

会制度、时代思潮等。社会环境同整个社会所蕴含的经济文化背景的关系

密切，所以，在商务英语中，有关语境的概念也需要包含以上内容，但是

不仅仅是简单的包含，需要有更深层次的需要，同国际贸易在发展变化的

进程等相结合，利用自身所接收的不同地域的文化差异，表现在不同的交

际、价值观、思维中的冲击。

对于商务而言，进行微观语言环境的交流就要求密切的关注自身包含

的特定人群，进行不同场合内的不同话题的交际。不同与宏观的社会环境，

需要结合写信者自身的商务方面的文化背景，能够更多的消除地域内存在

的巨大差异。因此，要求我们在今后进行商务英语信函书写时，一定要注

意更多的树立一种更加多元的有关跨文化的发展观点，持续不断的增加自

身的商务英语的书写应用能力，通过不断的交流沟通与时俱进。

三、商务英语语境的修辞

想要在进行更准确地商务英语信函书写工作，就要同商务自身所处的

语境结合，通过得体的修辞进行目的的表达。第一点，需要对修饰有充分

的认识。对于修辞的概念，目前的大部分人都认为仅仅是一种有关语言运

用方面的技术。实际上，有关修辞的概念，最早出现在古典流派中，并一

直延续至今。有学者认为，修辞就是根据不同的目的进行精心的安排，也

就是对语言进行选择的过程。为了将所要表达的内容更加得体与精准的进

行表达，也就是所修辞能够最大程度的提升语言运用方面的艺术和规律。

在《英文修辞》一书中，有关与英文的修辞方式，不仅仅能够提供读者在

写作中展现出来的技巧和表现，还能够对各种词汇和句型的结构进行详细

的使用说明。

在一定程度上而言，通过商务活动自身的特点，如交际和谈判特性，

导致商务活动的表达具有更加精准的语言和修辞[8]。修辞是一门具有极

大魅力并极为复杂的艺术，利用修辞进行言语的活动，能够将语境进行更

多的适应，能够将使用的语言进最大程度的约束。修辞的运用不能够脱离

一个整体的使用环境。进行商务英语信函时，一定要严格的对商务英语使

用的语境进行把握，也就是说在使用信函进行商务英语的书写时，一定要

注意考究的修辞，将两者进行有效的结合。

四、语境论的应用

根据不同的语境选择适合的修辞方法，能够将所要表达的内容更完整

的发挥出来。修辞结合语境，能欧股成功的将商务英语信函的写作艺术进

行修饰。使用得当的搭配，能够更好的体现商务英语的内涵。这也要求商

务人员能够从两个层面达到要求。

第一，使用得体的搭配进行词句的应用。在造句时，一定要将商务英

语的语言特色进行突出的表达。利用符合英文写作的安排来撰写信函。依

据合理的英语结构规律，进行商务英语信函的书写，表达一定要合情合理，

清晰流畅。

第二，认真思考商务英语的常变因素。如国际社会背景、交际内容等。

通过对商务英语在不同语境下的得体修辞，来保证使用的规范性。要想达

到修辞得体，就需要使用合乎语境的修辞方式。

关于修辞得体，需要考虑进行不同语境下的商务英语应用时，使用者

的语气是否恰当。一般来讲，对于语气的含义，可以解释为一种传递信息

时，具有的全面的感受。通过语境学的内容，可以看出，在商务英语的表

达上，仅仅依靠单词或表达是远远不够的，还需要进行更加具体的语境选

择恰如其分的语气。通常来讲，语气的恰当包括两方面：自然和客气。

五、总结

综上所述，随着科技的发展，商业模式也在不断的变化。对于今后，

需要自身在进行商务英语信函的书写时，更加熟悉彼此的条件，并熟悉各

项规章法律，通过规范程序化的国际贸易，来进行更加丰富的发展。不同

的贸易话题需要进行不同的贸易措辞来沟通。根据变化的话题来进行有效

的结合，从而书写出来的商务英语信函能欧股更具有时代特点，抓住其中

的使用规律和语言风格，能够更好的独立进行写作书写，将修辞艺术使用

的别具匠心，能够更好的实现国际商务间的有效交流。对于商务英语的推

进作用，在目前的国际间进行经济贸易，在我国进行经济的发展，都具有

较为明显的独特作用。

From: X X X

To:XXX

Date: X X X

Subject（主题）：

Dear Ms. Cunningham:

I look forward to receiving your catalog and doing business

with you in the future.

Sincerely yours,

Mai Yang

Manager

常用表达方式

说明如何了解对方，请求提供产品信息：

介绍自己的实力：

请求实质性磋商：

I will contact you within a week to schedule an appointment.

这个只是个例子

如果你需要对方快速回信你可以在信的末尾写上I'm looking

forward to hearing from you

需要注意的是总体格式一般都是靠左顶格写，如上，无需和中文书信

一样空两格，这是目前最流行的格式

1、美式：月，日，年 July 8, 2023

2、英式：日，月，年 8th July，2023

四、附件

如果信中有附件，应在左下角（谦称之下）注明Encl.或Enc.

举例：

Encl. the relevant information of P84

Enc. the relevant information of P84

Dear Ms Philips

Translation Services & Fees

Thank you for your letter of 4 November enquiring about our

translation services.

I look forward to calling you in a few days.

Yours sincerely

James Brown

James T Brown

Sales Manager

Enc: 3

toyota tsusho marunouchi bldg, 8-1, marunouchi 3-chome,

chiyoda-ku, t okyo 100-8320, japan tel. +81-3-5288-21 1 / f +81-

3-5288-9100 url. 1 ax. human resources & general affairs

department

Dear Mr. / Ms,

We look forward to hearing from you.

Yours faithfully,xxx

尊敬的先生/小姐

谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧,我们的`总经理

艾得华先生现正在巴黎,到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时

间会见格林先生。

希望收到您的来信。

您诚挚的xxx