2024年6月7日发(作者:)
Excel
第一章 WPS 表格简介
电子表格软件:
1、强大的制作表格功能
2、强大的计算功能
3、强大的数据管理功能
行与列构成的格称为单元格。
表格共256列,65536行
单元格名称:“A1”“C5”
名称框:表格左上角
编辑栏
页标签
第二章 WPS表格文字编辑(一)
一、文字录入
① 单元格内录入文字:直观
② 编辑栏内录入文字:录入内容较多
如何避免录入数据的智能优化,如1/4显示为4月1日,此时可以先输入单引号“’”,
然后接着输入。
二、复制和粘贴
全选,也就是选择整个表格,全选按钮
三、调整行高和列宽
1、调整列宽
方法1:鼠标调整
方法2: 选中A 列,点击菜单格式--->列--->列宽,弹出列宽窗口,如图2-3-2 所
示,在
列宽窗口中输入需要数值。如果输入的值不合适,多试几次即可。
2、调整多列的列宽
选中多列,调整方法同上。这样调整后,被选中的各列列宽宽度相同。
3、调整行高(方法同调整列宽)
4、最适合列宽
如果选择了最适合的列宽,那么各列的宽度以刚好容纳各列内容为佳
菜单-格式-列-最适合列宽
5、列的隐藏
选择需要隐藏的列
格式-列-隐藏(隐藏的列打印时也不打印)
6、取消隐藏
选择被隐藏列所在的区域(即左右两列),点击格式-列-取消隐藏
第三章 表格的美化
对于前面我们所制作的表格,一般情况下,是不令人满意的,我们可以通过一些操作,
使用表格更加美观,打印效果更好。
一、对齐
如图所示,单元格中的内容有的靠左,有的靠右,看着有些不太美观,下面我们自己
来调整一下这些文字的对齐方式。
选中要操作内容区域,即A1:D3,然后点击菜单格式--->单元格,打开单元格格式
对话框,
单元格格式对话框有6 页选项卡,选择其中的“对齐”选项卡,界面如图所示。
表格的合并和拆分
如图3-2-1 所示,对于第1 行,一般情况下我们希望A1 到D1 变成1 个单元格,
另一方面,希望它居中显示,用句术语叫做合并单元格。选中A1:D1 区域,点击菜单格
式--->单元格,从弹出的单元格格式对话框中,选择对齐页,选中合并单元格前面,然后
按确定,如图。
既然有单元格的合并,那就得有单元格的拆分了。选中要拆分的单元格,然后点击菜
单格式--->单元格,从弹出的单元格格式对话框中,选择对齐页,去掉合并单元格前面的
“√”,然后按确定即可完成。
二、设置文字的字体字号颜色
选中要设置字体的单元格,然后点击菜单格式―>单元格―>字体,弹出字体设置对话框,
如图所示,在此对话框中,我们可以设置字体字号颜色等。
三、设置表格的边框
通过前面的知识,我们已可以制作下面的表格,如图所示。但此表格在打印时,只有
文字,没有表格线的,用句属语来说,就是没有边框。
如果打印时想打印边框,那我们还得设置一下表格的边框。
选中A2:D6,然后点击菜单格式―>单元格,从弹出的对话框中选择边框,界面如图
所示。
点击外边框按钮,那么选中区域将增加外边框,如图所示,可见A2:D6 周围增加了
外边框。
同样的道理,我们点击图3-4-3中的内部按钮,那么选中区域将增加内部表格线,如
图所示。
另外,在设置表格边框时,还有一些常用的设置,此处,我们略作介绍。
1、设置具体的每条边框
点击按钮1 ,可以设置顶部边框的有无。点击按钮2,可以表格内部横线的有无。点
击
按钮6,可以设置表格内部竖线的有无。点击按钮4,可以设置斜线的有无。其它的
略。
2、 设置线条样式
表格线的样式一般情况是细实线,如果自己不喜欢,我们可以换一种样式,wps 表格
为我们提供了多种表格样式,如图所示。
我们先选中要采用的线条样式,然后再设置表格的边框就行了。
3. 设置线条颜色
线条的颜色默认是黑线的,我们还可以更改为其它颜色。选中颜色后,我们再设置表
格的边框线条,那么新设置的边框将使用新设置的颜色。
四、设置表格底纹
底纹,实际上就是表格的背景颜色,设置好底纹后,可以使用表格更加美观,同时,
也能对某些需特殊标识的内容作一标识。
下面仅以一个小实例来说明一下如何设置底纹。如图1所示,选中A7:D7 区域,
然后点击菜单格式―>单元格,选择图案页,如图2所示。
第四章 WPS表格文字编辑(二)
下面我们再介绍一下wps 表格的强大的编辑功能。
一、wps表格文件的保存
二、wps表格多文档间的切换
WPS表格能打开多个wps 表格文档,打开后,这些wps 表格文档名称都显示在表格
上面
部,如图所示。
三、工作表的编辑
1. 添加工作表
在前面,我们提到过,一个wps 表格文件相当于一个账本,这个账本有64 页,wps 表
格
文件创建时默认的是有3 页,在实际应用中,如果觉得3页不够,我们还可以再根据
需要添加,点击菜单插入―>工作表,打开插入工作表对话框,界面如图所示。
通过以上方法,我们可以插入很多个工作表,最多是64 个
2. 修改工作表的名称
工作表的默认名称是sheet1, 。如果觉得这个名称不好,我们可以给
它另
起一个。右击要重命名的工作表的标签(如sheet1 这几个字母处),从弹出菜单中选
择“重
命名”,如图所示。
3. 移动工作表的位置
与移动纸牌游戏中的纸牌一样,点击要移动位置的工作表的标签,点击后按下鼠标左
键别松手,左右移动即可,该页随着鼠标的移动而移动。
4. 删除工作表
右击要删除的工作表,从弹出菜单中选择“删除”即可。
5. 工作表颜色
从右击弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”项,我们可以很方便的设置工作表标签
的颜色。
四、查找与替换
查找替换是一个很常用的功能。点击菜单编辑―>查找,打开查找对话框,界面如图所
示。
替换的功能是不但要找到查找的内容,而且还要将其替换为其它内容。
五、数据的填充
1、相同数据的填充
在录入数据时,往往有很多数据是相同的,如图中的年级。
对于相同的内容,在wps 表格中有一个简单的快速的录入方法。
具体方法:先在A3 中输入“六年级”这3 个字,输入完后,A3 格如图所示。
请读者仔细看一下,图中单元格的右下角,有一个小黑色方框,已用红圈标出。这个
小黑框叫填充柄,当鼠标移到填充柄上时,鼠标变成黑色的“+”型,表示可以填充数据
了。此时,按下鼠标的左键,别松下,向下移动鼠标,我们可以看到,鼠标向下经过的单
元格中,都自动填充了“六年级”这3个字。
除了能向下填充外,还可以向上,向左,向右填充,填充方法与向下类似。
另外,除了填充1 个单元格外,还可以将多个单元格中的数据进行填充。
通过以上方法,我们可以快速地录入大量的相同内容。
2、等差序列的填充
(1)递增式填充:在wps 表格中,内置了大量序列(如“1、2……”、“1 日、2 日……”
等),我们只需输入序列的前1,2 个数据,其它内容可以通过填充柄来快速的填充,如图
4-5-4。
(2)递减式填充:填充时,鼠标向左或向上移动,即可实现递减填充。
图中的黄色区域为原始数据,浅青色区域为填充数据。
(3)差值不为1 的序列的输入方法
图中黄色区域为原始数据,选中原始数据后,通过填充柄向下拉,自动生成蓝色区域
中的数据。
(4)自定义序列
wps 表格中当然还有其它的序列,点击菜单工具―>选项,从弹出的选项对话框中选择
自定义序列页
下面,我们自己添加一个新的序列“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王・・・・・・”
第一步:点击新序列项。点击后,右侧的输入序列变为可用。
第二步:输入序列内容。注意不要输入到一行内。界面如图4-5-8 所示。
第三步:点击添加按钮。
3、单元格内容的删除
。
选中要删除的单元格,然后点击菜单编辑―>删除,那么弹出删除对话框,如图所示。
4、单元格的清除操作
我们平时删除单元格中的内容,往往爱按下“Del”键,按下此键是可以删除单元格中
的内容,但我们再往此单元格中输入内容时,新输入的内容仍采用以前所设置的格式,如
字体、字号、颜色等。
那么如何能连同格式也删除掉呢?方法很简单。
选中要删除内容的单元格,然后点击菜单编辑―>清除,清除菜单有4 个子菜单,分别
是全
部、格式、内容、批注。
内容子菜单,那么删除的仅是单元格的内容,其格式仍然保存。Del 键的功能与此相
同。
格式子菜单,仅清除格式,清除后,文字内容仍然保存,但字体、字号、颜色等将采
用默
认值。如图所示。
批注子菜单,删除批注。
全部子菜单,包括以上3 个功能。
5. 单元格的格式
点击菜单格式― 单元格,打开单元格格式对话框,该对话框中有6 页,我们先看其中
的第1 页--数字。
(1)数字页
此页可以设置单元格中数字的格式。
常规:即单元格格式不包括任何特定的数字格式。
数值:用于数字的表示。[ 技巧:图中红圈中内容,选中B3 后,B3 的内容将作为示
例。]
在数值项中,我们可以设置小数位数,可以决定是否使用千分位分隔符,可以设置负
数的
显示方式。
货币:用于表示一般的货币数值,除了具体数值格式的属性外,还可以在数值前面加
上货币
符号。
会计专用:类似于货币,但少了负数的显示格式。
日期:可以将日期与时间类的数据显示为日期值。
时间:类似于日期。
百分比:设置此格式后,数值将变为百分比格式,如0.8 变为80%,1.5 变为150% 。
另
外,我们还可以设置小数位数。
分数:将数值以分数形式显示出来。
科学记数:数据将以科学记数法的形式显示出来。
特殊:也就是特殊的格式了,这也是wps 表格所特有的,适合中国人办公的地方。
6. 单元格中文字的换行与字体填充
在单元格格式对话框的对齐页,有自动换行与缩小字体填充两个选项。
选中自动换行后,可以在一个单元格中实现多行显示。
选中缩小字体填充后,可以将文字字体缩小,使其正好填充在单元格中。
制作带斜线的表头
第1 步:输入内容。
第2 步:在前面加入适当的空格。
第3 步:将该单元格设置为自动换行。
第4 步:调整单元格的宽度,使用其出现上图第4 步的效果。
7. 设置单元格中文字的方向
在wps 表格中,文字除了可以横排外,还可以竖排显示,甚至可以倾斜任意角度。
在单元格格式对话框的对齐页,有文字方向选项。
8. 单元格的底纹图案
第五章 用公式与函数进行计算
一、利用公式进行计算
WPS表格不仅有强大的文字排版功能,还有强大计算能力
1. 最简单的公式
图中要计算学生的总分,也就是总分=语文+数学+英语。在F3 单元格中,我们输入
时,在编辑栏中输入“=87+90+97”,然后按下回车键,那么这3 个数相加的结果便可计
算出来,同时填写到F3 单元格中,见图所示。
注意:
1. 写公式时要切换到英文状态。不能在汉字状态下输入英文。
2. 要先输入“=”才有效。
3. 在单元格中与编辑栏中输入均可。但输入完,编辑栏中显示公式,单元格中显示结
果。
(根据经验,如果录入了公式,最好在编辑栏中编辑)
4. 公式中可以输入常用的数学运算符,如+ - * / (),公式遵循数学公式法则,先乘除,
后加减,如果有括号,则先计算括号中的内容。公式中没有大括号与中括号,可以用( )嵌
套来代替。由于计算机中没有设置“× ÷”符号,因此这两个符号用“* /”来代替。
2. 带地址的公式
F3 单元格中,我们还可以这样写“=C3+D3+E3”。C3 的值是87,D3 的值是90,
F3 的值
是97。我们写它们的地址来代替它们是完全可以的,并且还有比直接写数值更好的地
方。
3. 其它内容的填充
对于上面的例子,我们只计算了一条,对于下面的内容,如果再一条条的写公式,就
显得有些麻烦了。我们可以通过填充柄来填充。
方法是选中写好公式的单元格,然后用鼠标向下拖,那么鼠标经过的区域都自动填充
好了公式,也就是都计算出结果来了。
说明:填充时,wps 表格能自动填充公式,并且公式中的地址做相应的变化。见图中
的红圈中所示。
用公式还有另一个好处,就是如果数据输入有错误,当我们更正好,范是与该地址有
关的数据都将自动更正。
举一个例子,如图5-1-5 中的C3 应当是78,我们改成78 之后,后面的总分自动变
成265
再看一个例子,计算每位同学的平均分。
平均分就是总分除以3 了。我们在G2 中输入平均分,在G3 格中输入=F3/3 ,即可
求出该
行的平均分。
另外,我们输入=(C4+D4+E4)/3 也是可以的。
二、利用函数进行计算
Wps表格对于数据的处理,并非仅表现在求和,求平均数等这些简单的运算上,它还
能进行非常复杂的运算,甚至还可以用它来设计复杂的统计管理表格或者小型的数据库系
统。这些强大的功能都离不开---- 函数。
另外,公式中是可以嵌套函数的。
用函数的另外好处,一是书写简单,二是使用函数还可以达到我们用公式难以实现的
功能。
在学习函数之前,我们需要对于函数的结构做以必要的了解,如图5-2-1 所示,函数
的结构以函数名称开始,后面是左括号、以逗号分隔的参数和右括号。如果函数以公式的
形式出现,
请在函数名称前面输入“=”。在创建包含函数的公式时,公式选项板将提供相关的帮
助。
公式也是在编辑栏中输入的。
下面我们以简单的例子来介绍函数的应用。
在wps 表格中,有一个求和函数SUM,它的用法是SUM(Number1,Number2,...),它返
回指
定区域中所有数值的和。
在前面的例子中我们用公式进行了求和操作,现在我们用SUM 函数来进行求和操作。
我们在编辑栏中可以这样输入=SUM(C4,D4,E4) ,它的效果等同于=(C4+D4+E4),我们
也可以这样输入=SUM(C4:E4) ,因为C4:E4 就是C4+D4+D4 。
下面我们看一下更为复杂些的求和
我们在J4 单元格中可以输入=sum(C4:I4) ,还可以输入
=sum(c4,d4,e4,f4,g4,h4,i4) ,还可以这两种方式混合着写,如=sum(c4,d4:f4,g4:i4),
还可以直接输入数字,如=sum(78,d4:f4,g4:i4),以上输入法最终效果都是相同的,具体
用哪种可以根据个人爱好决定。
求出J4 的值来后,我们可以通过向下拖动的方法来求其它同学的总分,这与公式的用
法一样的。
三、常用的一些函数简单介绍
Wps 表格中提供了多种函数可以供我们使用,下面我们简单的介绍一些。
1. 求平均数函数 average( )
我们先看一下该函数的介绍,点击菜单插入―>函数,打开插入函数对话框,界面如图
所示。
选择AVERAGE,那么下面有该函数的介绍,见图中红色区域。
AVERAGE(number1,number2,・・・) ,它返回 number1,number2,…这些数的平
均值。
这个函数看明白后,点击取消,关闭该窗口。(如果点击确定的话,那么插入了函数,
它后
打开一插入函数的向导,引导我们插入函数,但现在这些对于我们还不便于理解,所
以先点取消,其它的以后再介绍。)
知道该函数如何用后,我们便可以使用它了。
注:=average(c4:c6) 相当于=average(c4,c5,c6) 。
这是我们手工输入函数,下面我们以上例来看一下如何插入函数?插入函数比手工输
入有很多优点。
第一步:选中要插入函数的单元格C7。
第二步:点击菜单插入―>函数。打开插入函数对话框,选中要AVERAGE 。
第三步:点击确定按钮,弹出插入AVERAGE 的向导。见图5-3-2 所示。
第四步:选中C4:C6 区域。见图5-3-3 所示。
图5-3-2
图5-3-3
第五步:点回车键确认完成该函数的输入。按回车键后,即可计算出结果来。见图5-3-4。
图5-3-4
2. 求最大值函数 max ( )
先来看一下该函数的介绍,打开插入函数对话框,从选择类别中选择全部,然后从下
面的函数表中找到max 函数。那么下面显示出该函数的介绍。见图5-3-5 所示。
图5-3-5
Max(number1,number2,・・・) 即max(数1,数2,・・・) ,它返回数1,数2,
・・・中的最大值。
在C7 中输入=max(c4:c6),那么C7 中的值为C4:C6 中的最大值。见图5-3-6 所示。
图5-3-6
3. 求最小值函数 min ( )
该函数的用法与max( )相似,只是结果返回的是最小值。
4. 统计函数 count( )
该函数用来统计指定区域中有数字的单元格的个数。
图5-3-8 是在插入函数的过程。插入完毕后按下回车键,那么总人数就计算出来了。
Count( ) 函数统计的是指定区域中有数值的单元格的数量,如果单元格中没有内容,
将不
被统计,见图5-3-9 中的C 列。
5. 带条件的统计函数 countif ( )
先看一下该函数的介绍。COUNTIF(range,criteria),计算区域中满足条件的个数。
Range:区域的意思,criteria:标准,条件之意。
图5-3-10 中统计了及格人数,range 是B3:B9 , criteria 是">=60" 。
注意:条件要用英文状态下的一对双引号作标识。
有了以上数据后,我们就可以计算极格率了。
举一翻三:统计60 分到80 分之间的人数。对于这项要求,乍一看无法解决的,其实
仔细考虑一下,也能解决。只是用了两次该函数。
我们可以这样写公式: =COUNTIF(B3:B9,">=60")-COUNTIF(B3:B9,">80")。即用
60 分以上的人数- 80 分以上的人数。
6. 求字符串函数 left( )
先来看一下该函数的说明。Left(text,num_chars) ,从一个文本字符串的第一个字符
开始返
回指定个数的字符。
Text:文本的意思,numb 是数缩写,chars 字符的意思。
下面我们通过一个例子来看看该函数的用法。
在上面的例子中,text 是A3,num_chars 是3,也就是从A3 单元格中取出左边1 个
字符来。
A3 的值是“白天雨”,左边1 个字符是“白”,那么E3 的值就是“白”了。
7. 求字符串函数 right( )
这个函数与left( )的功能完全相反。所以不做过多介绍,看下面的实例图5-3-12。
8. 字符串函数 mid( )
该函数可以求出字符串中间的字符。
MID(text,start_num,num_chars)
从文本字符串中指定的位置开始,返回指定长度的字符串。
Text:文本的意思,start_num:开始位置,num_chars:字符个数。见图5-3-13 的
实例。
上图中:text 为A3,start_num 为2,nub_chars 为1。即求A3 单元格中从第2 个
字符开始
往右数,数1 个的字符。
9. 求字符的长度函数 Len( )
该函数可以求出指字的字符的长度。
第六章 数据处理
这里将向你介绍排序、筛选、分类汇总、有效性等几个常用的功能。
一、数据排序
在用wps 表格2007 制作数据表格时,我们可以用其强大的排序功能来实现数据的处
理。
1. 简单的排序实例
要求:如图所示,我们将A 表中的成绩表按总分从高到低进行排序,然后加入名次,
制作成B
表的模样。
第一步:选择数据源,即要排序的数据。此例中我们选中A3:D9。选中后界面如图所
示。
第二步:排序。点击菜单数据―> 排序,打开排序对话框,界面如图所示。
第三步:选择主要关键字
由于我们想按总分按从高到低的顺序排序,那么总分就是主要关键字了。总分位于D
列,所以我们的主要关键字应选择列D.
第四步:选择排序的升与降方式
在主要关键字的右边有升序与降序,由于我们是按分数从高到低排列的,因此这儿应
当选择降序。
第五步:点击确定按钮,完成排序操作。完成排序后,界面如图6-1-5 所示。
至此,我们已按要求完成了排序操作。
第六步:填充名次。
在E2 中输入“名次”2 个字,在E3:E9 中填充“1、2、3 ・・・”。对于填充“1、
2、3・・・”各位不要说不会呀,前面已在数据的填充中作为详细介绍。
至此,我们已按要求完成排序。最终效果如图6-1-6 所示。
2. 改进的排序实例----有标题行
下面我们用另一种方法来进行排序。这种方法比刚才介绍的有些改进。
第一步:选择要排序的数据源。
此时我们选中A2:D9,即多选了标题行。此步与先前介绍的方法不同。选中后界面如
图所示。
第二步:打开排序对话框。点击菜单数据―排序,打开排序对话框,界面如图所示。
注意:排序对话框的下部有列表选项,包括有标题行与无标题行两项内容。
因我们选择数据源时,选择了第2 行,即标题行,所以此时,我们选择有标题行。
第三步:选择关键字
当我们选择了有标题行后,主关键字下拉按钮中的内容发生了变化,主要关键字中有
多个
选项,它与第2 行是相对应的。
因为我们要按总分排序,所以此处主要关键字,我们选择总分。
注:这就是与第一种排序方法的不同之处,这儿显示的是标题,而不是列A、列B 之
类的。
这种方法更直观,更不易出错。
3. 排序实例----带次要关键字
在按总分排序的时候,有可能有的同学总分是相同的,对于总分相同的,我们可能有
另一个条件,即按语文进行排序,语文分高的排在前面,语文分低的排在后面。
那么语文就属于次要关键字。关键性的设置见图6-1-10。设置了次要关键字,与次要
关键与的升降序。
有两个人的总分相同,图中两个表分别是按语文的升降序排列的,略有不同。
发布评论